Der formlose Antrag auf Bewirtung oder Repräsentation ist spätestens zwei Wochen vor dem Termin bei der zuständigen Fachgebietsverwaltung per E-Mail einzureichen. Folgende Angaben sind erforderlich:

1. Anlass und Begründung

2. geschätzte Kosten

3. Datum, Ort, Art und Dauer der Veranstaltung

4. geschätzte Zahl der Teilnehmenden (bei Bewirtungen getrennt nach Beschäftigten, Studierenden, Lehrbeauftragten und externen Gästen)

5. bei Finanzierung aus Drittmitteln: Nachweis der Bewilligung durch den Mittelgeber