Wann müssen Sie einen Beschaffungsantrag stellen?
Für alle Dinge, Geräte und Dienstleistungen, die aus Hochschulmitteln gekauft werden sollen, muss v o r dem Kauf ein Beschaffungsantrag gestellt werden. Im Zweifelsfall noch mal hier schauen.
Ausnahmen: Für kleinere Beträge (insgesamt <500€, Einzelpreis <100€) können in Ausnahmefällen Auslagen-/Rückerstattungen beantragt werden.
Ist der Prozess immer derselbe - egal ob für 10€ oder 10.000€?
Das Vergabeverfahren richtet sich nach dem Wert der Beschaffung (alle Beträge immer brutto (mit USt.) und inkl. Lieferung). Je nach Wert der Beschaffung ist folgendes zu beachten:
- 1€ bis 1.000€: Sie füllen den Antrag auf Beschaffung aus und senden ihn - mindestens 2 Wochen b e v o r Sie die Ware / Dienstleistung benötigen - per Mail an die zuständige Fachgebietsverwaltung (siehe unten).
- 1.000€ bis 4.999€: Bitte zuerst mindestens drei Angebote einholen und
zusammen mit dem ausgefüllten Beschaffungsantrag an die zuständige Fachgebietsverwaltung (s.u.) übersenden. Die Hinweise für Beschaffungsanträge sind zu beachten.
- 5.000€ - 9.999€: Bitte den ausgefüllten Beschaffungsantrag mindestens 4 Wochen, bevor Sie die Ware/Dienstleistung benötigen, an die zuständige Fachgebietsverwaltung (s.u.) senden.
- 10.000€ - 25.000€ und Investitionsgüter: Bitte mindestens 8-12 Wochen bevor Sie die Ware/Dienstleistung benötigen, mit der Verwaltungsleitung Kontakt aufnehmen. Das Vergabeverfahren wird vom Servicecenter Haushalt über eine digitale Plattform durchgeführt. Bitte den Beschaffungsantrag für Investitionen ausfüllen und mit der Verwaltungsleitung Kontakt aufnehmen.
Und was passiert dann?
1) Der Beschaffungsantrag wird geprüft.
- positive Entscheidung: Wenn die Mittel und alle Informationen & Unterlagen vorhanden und korrekt sind, wird Ihr Beschaffungsantrag an das Servicecenter Haushalt übersendet, die dem gewünschten Anbieter einen Auftrag zukommen lassen. Die Prüfung & Beauftragung kann einige Tage in Anspruch nehmen. Sie erhalten per Mail eine Kopie des Auftrages.
- Ablehnung / Rückfragen: Sie werden über die Ablehnung informiert oder um weitere Informationen gebeten. Dies erfolgt zumeist per Email.
2) Sie erhalten die Ware/Dienstleistung. Was dann zu beachten ist, lesen Sie hier.
Ansprechpartner*innen für Beschaffungen:
- für Beschaffungen aus dem Hochschulhaushalt: Christine Tkotsch, Fachgebietsverwaltung 3, Raum A1.06, fachgebietsverwaltung3@kh-berlin.de, Tel: 477 05 259.
- für Beschaffungen aus Drittmitteln: Viktoria Derlis, Drittmittel Administration, Raum A1.02a, drittmittel@kh-berlin.de, Tel: 477 05 456.
- für Beschaffungen >10.000€: Jennifer Hoffmann, Verwaltungsleiterin, Raum A1.09, verwaltungsleitung@kh-berlin.de, Tel: 477 05 462.
Rechtsgrundlagen:
- Landeshaushaltsordnung (LHO) mit Ausführungsvorschriften und haushaltstechnischen Richtlinien
- Unterschwellenvergabeordnung (UvGO)
Erstellt von: Verwaltungsleitung, 16.03.2022, überarbeitet am 13.11.2023 & 07.05.2024.